POS系統 可稱為Point of Sales，是一個用作記錄產品的銷售、庫存數量以及顧客購買行為的電子系統，被廣泛應用在 餐飲業、零售業、酒店業等，而針對各行業亦有不同的 餐飲POS 及 零售POS 推出。

POS 在過往只扮演著公司其中一個系統的角色，和會計系統、倉存管理系統、顧客售後管理等系統各施其職，然而隨著時代變遷和科技進步，POS系統已能夠發展成企業的管理核心，以其為中心連接其他系統，管理、整合出一套完整又高效的公司工作流程 （Workflow），不但可以減省不少人力資源，也能夠使管理庫存及帳目更加一目了然，對於一定要跟上潮流的餐飲業及零售業已變得極其重要。

而在營運系統中以POS系統為核心，並以強化整合其他營運系統，從而演變出最理想的消費體驗亦將會是所有餐飲POS及零售POS的未來趨勢！

本文將為你簡單介紹：

1. POS系統 是什麼及其基本功能.
2. 現時餐飲業及零售業的營運系統及其工作流程為何急需改善？
3. 最貼近未來的餐飲體驗及零售體驗到底是怎樣的呢？
4. 查看POS的未來趨勢：來讓我們跟著POS系統一起奔向未來吧！

1. POS系統是什麼？

POS系統 是 Point of Sale，中文名是 銷售時點情報系統。在一家餐廳或一間零售店中是一套整合軟硬件的銷售紀錄及倉存管理系統，主要用於協助店家管理庫存、出入賬及訂單發票等。

對一般人來說，談及POS系統或許會有些陌生，但如果用到餐廳吃飯為例子就會較簡單易明了：

客戶到達餐廳門口，侍應以人手排號碼登記等位。到了等到位置後，侍應帶客戶坐下並遞上餐牌並拿出一本簿寫上客戶要點的餐點，再走到總機根據客戶要求輸入客戶訂單並遞交。廚房人員會收到客戶的訂單並開始煮食，然後由送餐員送給客人進食。

客人吃完餐點後，會要求侍應結帳，侍應需走到總機打印帳單再拿到客戶哪裏接收付款。如客戶是以信用卡支付的話，侍應需要再跑一次到刷卡機刷卡收款。最後將收據交還客人後才完成一次消費流程。

這就是最早期的餐飲POS系統。這個收銀系統因為沒有結合電腦系統，因此排隊入座、下單、出菜、盤點、結盤帳目、收款等功能，均需依賴人手，不但需要大量人力資源，出錯的機率也大大增加。

到了後來，POS系統進一步加入更多功能，例如餐飲業POS會加入Apps配合手機讓侍應可即時幫客戶落單，收款亦能即時於手機Apps打印收據等。而零售POS亦加入更先進的退換貨品管理功能，訂單發票管理功能，出入貨功能及會員管理等，從而減低出錯率及提升效率。

傳統POS系統利用個人電腦結構做檔案整理、管理庫存和客戶資料等功能，但是這些都只限於「個人電腦」的整理，並不能同步於整個系統中，在資料整合上、效率上，依然是強差人意的。

2. 現時餐飲業及零售業的營運系統及其工作流程為何急需改善？

現時的餐飲業及零售業，大多都有使用POS及不同的獨立系統來應付公司日常營運管理。較多公司使用的獨立營運系統有以下5大類：

A/ 會計系統 - 亦被稱為 會計軟件、會計信息系統，是一種用作紀錄及處理會計相關交易，例如應付賬款及應收賬款等的軟件。

B/ 採購系統 - 主要用於公司內部採購部門，向供應商採購商品來增加商品庫存量，並滿足庫存周轉、商品銷售等需求。 採購系統的功能主要包括採購商品管理、採購單管理、採購建議、採購維價、供應商管理、退供應商等。

C/ 倉存系統 - 亦即庫存管理系統（Inventory Management System），是用於有效控制並跟蹤倉庫業務的物流和成本管理的軟件。讓商家可統一管理商品從供應商到達倉庫，再到達店鋪或餐廳貨架或顧客手上的供應鏈運作。主要功能包括：入庫管理、出庫管理、商品資料及存貨量管理等。

D/ POS系統 - 即是 Point of Sale 銷售時點情報系統。在一家餐廳或一間零售店中是一套整合軟硬件的銷售紀錄及倉存管理系統，主要用於協助店家管理庫存、出入賬及訂單發票等

E/ 會員系統 / 顧客關係管理系統 - 或被稱為 CRM（Customer Relationship Management），透過整合、分析數據，研究企業與客戶的互動過程，進而挖掘維繫顧客關係的關鍵。企業可以整合店內顧客、電子郵件、電話、社交軟體等不同管道的客戶資訊，並根據顧客的行為、喜好進行分類，幫助企業更有效地擬定銷售策略。

以一間參茸海味食品連鎖店為例，它的店鋪內除了會有我們前文提及的POS系統來處理顧客的購買、收款之外，它的倉存部門亦會有獨立倉存管理系統，負責統計產品的庫存；而運輸物流部門則有獨立系統負責管理產品的運輸過程；採購部門亦有獨立系統負責向產品的供應商購入產品；更不用說到公司最重要的會計部門都有其獨立會計系統負責財務及盤點等工作。

而部分較大型的公司甚至會有獨立會員管理系統，負責處理顧客的會員計劃或是售後服務等。

簡單來說，一間規模越大的公司，就會有越多不同分工的公司系統，它們每一個都有自己的獨立功能和數據，然而這些數據又不是全然獨立的，因為倉存數量會影響採購和運輸，也會影響前台管理，如果產品沒有及時補充，又會影響顧客的評價和銷售業績，它們全部都是環環相扣的。

要硬生生將公司整體的工作流程（Workflow）以不同的獨立系統來做管理，不但令部門與部門之間不能有效率地運作，對於管理層來說亦是非常難以管理。

試想像一下，這些獨立而複雜的系統每一個都會衍生出一份報告及一些數據。每一個部門的數據不但重要，更需要互聯互通並整合出精準的資料。

如果每一次做行政決定時，管理層／管理人員都需要反覆交叉比對各個獨立系統的獨立數據再整合，不單容易出現差錯，並且又花費大量時間，非常不合符成本效益。

3. 最貼近未來的餐飲體驗及零售體驗到底是怎樣的呢？

那麼最理想的顧客體驗到底是怎樣呢？如何能善用餐飲POS及零售POS來將顧客體驗提升呢？我們可以下面2個例子來細說一下：

1. 客人從社交平台接收到自己有興趣的產品資訊（市場部根據系統中客戶銷售數據統計受歡迎產品）。
2. 客人親身到達分店，從整潔的貨架上即時找到想要的產品（快捷的倉存管理令補貨及時，店員得以有更多時間集中整理貨架）。
3. 於店舖內看到其他產品推廣，客戶想購買但分店暫時沒有貨，於是店員立即查看其他分店的即時庫存，客戶知道另一分店有貨，店員立即安排另一分店店員留起貨物 （整體化系統方便店員即時知道其他分店庫存及能即時留貨）。
4. 客戶於店鋪可即時以多種不同的電子支付方式付款，並於付款後取得發票（POS系統配合電子支付API，會計系統自動按支付方式入帳）。
5. 客戶於2天後拿著發票到另一分店取貨（系統內會計系統已入賬及自動更新倉存）。
6. 於另一分店中，店員根據客戶紀錄推廣更多合適貨品給客戶（於顧客關係管理系統紀錄客戶的購買歷史並自動分析提供數據）。
7. 購買後，採購部門根據貨物受歡迎程度及存貨量評價供應商或進行下一輪採購。（系統整體性提供高效數據）。
8. 同時系統自動化以客戶聯絡方式發出體驗評價調查，有助店鋪強化未來的方向。

那麼最貼近未來的餐飲體驗又是怎樣的呢？

• 客戶利用網上訂位服務預訂晚餐時段的位置（訂檯系統及會員系統自動查看客戶是否有過往歷史紀錄，如有的話，會根據自動化設定主動按客戶喜好派送想推廣的套餐或食物）
• 客戶到達店鋪現場可先以系統掃碼登記已到達，系統自動會開始安排座位。於等待入座期間，客戶可先行於系統內選擇食物，亦同時間門口的排隊系統會自動按排隊先後叫號，期間亦會播放推廣信息或優惠。（排隊系統配合叫號系統及數碼招牌 Digital Signage，並配合QR code點餐系統）
• 客人於入座後可即時發送已點好的食物，後廚會自動接收到訂單，並按訂單處理食物再由侍應送到客戶手上 （餐飲POS系統）
• 在客戶享受餐點後，可在網上系統內即時以支付工具結帳，如有需要可到前台取收據，如不用收據即可立即離開。（POS 系統配合網上支付工具而系統內會計系統已入賬）
• 客戶除了到店內吃飯外，系統亦可配合智能保溫櫃， 無接觸智能取餐櫃系統，在網上訂購好食物並完成付款，再直接到餐廳的智能保溫櫃取餐。
• 客戶離開後，系統會紀錄客戶這次消費紀錄，並放於會員系統。系統可自動化定期發送合適的推廣資訊給客戶以增加客戶忠誠度。（系統整合會員資料及數據進行分析並讓管理層安排不同的推廣方向）
• 餐飲系統會根據當日的客戶消費，自動整合數據為倉存部門提供貨量更新及為採購部門提供採購資料等（系統中倉存部分會按設定提醒需補貨或到期食物資訊，而採購部門可於系統中獲得需採購資料）

從以上例子可見，未來POS系統再不單單是一個銷售紀錄及倉存管理系統，但是還原基本步，無論對於顧客抑或商家來說，它最基礎也最重要的功能依然離不開收發款項，而POS系統在這方面亦沒有停下其發展的腳步。到底零售及餐飲系統的未來趨勢是怎樣呢？

4. 查看的未來趨勢:
來讓我們跟著系統一起奔向未來吧！

現時不少企業已使用了多個獨立系統多年，並為了能令運作流程更暢順，不少公司都修改了自己的公司工作流程指引以方便管理。

不少立足於香港數十年的公司，過往使用獨立的系統處理會計、採購、倉存、營運及會員功能，花費了大量的行政和文書時間在來回交叉的檢查和審核各系統的資料數據整合和分析之上，非常的費時失事。

使用管理系統的原意是方便管理、精準管理及提升效率，現在感覺上有些本末倒置，以公司工作流程來遷就絕對非合適的方法。

因此，整合公司內所有獨立系統並按每間公司的內部特式來設計工作流程，再利用度身訂造的整體系統來配合工作，這樣不但可以減省多個獨立系統帶來的不便，增加公司營運的效率，也能帶來更多的市場分析和數據分析，令業務運作更有效率從而提升客戶體驗及增加銷售。

今時今日，依靠人力資源整合資料和分析數據也許仍能維持公司的日常運作，但是一套具備完整功能的營運系統，能夠為你做得更多：

1/ 大數據分析 （Big Data）：由於是一站式管理的系統，所以能在獲取產品、庫存、銷售以及顧客的消費資料後，系統自動整合數據並作出分析，市場部和營銷部的人員能作出更有利公司發展的計劃和制定未來發展方向，這些均不是傳統的POS或是獨立系統可以為你做到的。更何況，無法否認的是，大數據分析將會是今日和未來的大趨勢，亦是人手難以做到的部分。

2/ 自動化 （Automation）：由於能與公司整體工作流程融合，令整個營運過程更即時、更完善，不僅可以應用在一些較新興的行業，更幫助了不少老行業更新、整合、取代其原有的系統，像我們上文提過的老字號參茸海味食品連鎖店為例，日常需要處理大量的食品，包括乾貨和冷凍食品，他們需要一個更新迅速的系統支援店鋪的日常運作，以便店鋪的人員和管理人員及時作出必要的貨品調動和安排。

Sea Point 的專業團隊了解他們的需要後，為他們設定了將產品資訊每5分鐘上傳至他們的服務器，管理層可以隨時接收到整合報告，監察旗下所有分店的營運狀況和產品的庫存管理等，而不需要再逐一查看，系統化的產品管理有效幫助客戶在市場策劃和產品調配上作出更精明的抉擇，也能夠在市場上獲得更高的曝光率。

3/ 完善的電子支付系統 （All-in-one Payment Gateway):  科技日新月異，消費者的消費模式和支付形式也隨之改變，商家每天需要接觸的支付形式也五花八門，如果採用傳統的讀卡機再加上現時的電子支付，商家不僅要花費大量時間培訓員工使用各種機器，也不容易管帳，易於產生帳目混亂；而現在的智能POS，只需要一部機便可以同時收取：

• (1) 信用卡
• (2) 非接觸式支付（如：Paywave, Paypass）
• (3) 流動支付（如：Apple Pay, Google Pay 等）
• (4) 電子錢包二維碼付款（如：轉數快、Payme等）

而且有異於傳統讀卡機需要接駁電話線／Lan線，智能POS收款機只需要內置Sim 卡或 連接WIFI網絡即可使用，對於商家來說無疑是方便許多。

而一機收齊所有款項的最大好處，除了減省培訓員工的時間和人力之外，也是方便管理層一目了然的審視銷售情況，不需要左手看完信用卡的銷售，右手再看電子支付的銷售，再作出整合，無論之於員工抑或管理人員，均是一大福音。

4/ 客戶體驗 （Customer Experience)：說到底做生意最重要的是顧客，一個流暢的工作流程配合全面又即時的公司系統，從客戶進入店鋪之前已能帶來更理想的體驗。客戶感覺良好，購買過程順利，絕對會令銷售額提升。

如果看完上文，你也對於配合工作流程整合公司系統、設立你的專屬公司系統有興趣，Sea Point 的專業團隊會是你的好幫手！

Sea Point 不僅是POS系統的專家，其專業的團隊更會了解客戶的需要後，再為他們訂定度身訂造的系統，絕不馬虎，務求為你帶來最貼心、最專業的服務，讓你不需要再為了雜亂無章又繁瑣的銷售數據煩惱，可以專心為公司的業務打拼！

Sea Point 在香港、北京、成都、上海及廣州均有設立辦公室，並致力於改善及更新區內的餐廳、酒店、零售、購物中心等營商環境。

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